1. Préambule

  1. En tant que responsable du traitement, la Commune de Villejuif est amenée à collecter et à traiter des données personnelles vous concernant. 
  2. Le Règlement Général sur la Protection des Données, dit "RGPD", vient renforcer le contrôle exercé par les citoyens sur leurs données personnelles.
  3. C’est dans ce cadre que la commune souhaite vous témoigner son engagement total en matière de protection de vos données personnelles, vecteur de confiance essentiel entre la Ville et ses usagers.
  4. À travers cette politique, la Ville de Villejuif souhaite vous fournir toutes les informations utiles sur la protection de vos données personnelles et les droits dont vous disposez.
  5. En particulier, cette politique a pour objectif de vous délivrer une information claire et transparente sur les points suivants : quelles données personnelles sont traitées ? à quelles fins ? par qui ? comment ? pendant combien de temps ? etc.
  6. Cette politique a également pour objectif de faciliter vos démarches pour exercer vos droits concernant vos données personnelles auprès de la Ville en détaillant chacun d’entre eux.

2. Délégué à la protection des données

Le Délégué à la protection des données de la Ville de Villejuif est le cabinet Lexing Alain Bensoussan Avocats.

Les demandes relatives à l’exercice de vos droits s’effectuent donc directement auprès du cabinet Lexing Alain Bensoussan Avocats :

3. Bases juridiques et finalités de nos traitements de données

Certains des traitements mis en œuvre par la Ville de Villejuif sont nécessaires à l’exécution d’un contrat ou à l’exécution des mesures précontractuelles prises à la demande de la personne concernée. Il en est ainsi notamment des traitements qui poursuivent les finalités suivantes:

  • la gestion du recrutement
  • la gestion de la facturation
  • la gestion des activités de la médiathèque.

Les traitements qui poursuivent les finalités suivantes sont mis en œuvre pour répondre à des obligations légales et réglementaires incombant à la Ville de Villejuif, notamment:

  • la gestion des téléservices
  • le tirage au sort des jurés d’assises
  • la gestion de l’état civil
  • la gestion des demandes de pièces d’identité et autres documents administratifs
  • la gestion du fichier électoral
  • la gestion et l’attribution des logements sociaux
  • le recensement des mineurs de plus de 16 ans
  • la gestion de la taxe et des redevances
  • la gestion des informations préoccupantes et des signalements
  • la gestion des déclarations d’intention d’aliéner
  • la gestion des demandes d’autorisation d’urbanisme
  • la gestion des personnes vulnérables liée au plan canicule.

Les traitements qui poursuivent les finalités suivantes sont mis en œuvre pour réaliser une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique de la Ville de Villejuif, notamment:

  • la gestion des demandes des usagers
  • la gestion des séjours scolaires
  • la gestion du dossier administratif des patients
  • la gestion et suivi des sinistres
  • la gestion de l’inscription au sein des établissements d'accueil des jeunes enfants
  • la gestion de l’accueil des jeunes enfants
  • la gestion de l’aide à domicile
  • la gestion des aides facultatives et légales
  • la gestion des activités d’aide à l'insertion sociale de citoyens
  • la gestion des activités scolaires, périscolaires et extrascolaires
  • la gestion de des évènements municipaux (Maison de la Santé, Maison des parents, forum, job dating, remise de médailles etc.)
  • la gestion des cimetières
  • la gestion du système de vidéoprotection
  • la gestion des inscriptions aux activités sportives
  • la gestion de l’accueil et de l’accompagnement des usagers
  • la gestion d’études et d’enquêtes auprès des usagers aux fins d’améliorer les services municipaux
  • la gestion du site Web et des services sociaux
  • la communication municipale
  • la gestion des demandes de subventions.

Certains des traitements que nous mettons en œuvre sont basés sur votre consentement.
Il en est ainsi des traitements qui poursuivent les finalités suivantes :

  • la gestion des abonnements (notamment la newsletter).

Enfin, certains de nos traitements sont fondés sur l’intérêt légitime.
Cela est ainsi le cas pour les traitements suivants:

  • la gestion et suivi des contentieux.

4. Destinataires de vos données

Les informations personnelles que vous nous communiquez, par l'envoi de courrier électronique, par l'utilisation d'un service ou d'un formulaire, ou par tout autre moyen sont destinées à l'usage exclusif de la Mairie de Villejuif. Nous veillons à ce que seules les personnes habilitées puissent avoir accès à ces données.
Peuvent également être également destinataires de vos données, les catégories de destinataires suivantes:

  • les membres du personnel de la Ville de Villejuif
  • nos éventuels sous-traitants
  • les organismes publics ou non afin de répondre à nos obligations légales.

Ces données ne sont en aucun cas cédées ou vendues à des tiers à quelque fin que ce soit, notamment commerciale.

Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) vient renforcer le contrôle exercé par les citoyens sur leurs données personnelles.

Dans ce cadre, la commune souhaite vous témoigner son engagement total en matière de protection de vos données personnelles, vecteur de confiance essentiel entre la Ville et ses usagers.

Vous disposez d'un droit d'accès, de modification, et de suppression des données personnelles vous concernant.

    5. Transferts de vos données

    La Ville de Villejuif ne transfère pas vos données en dehors de l’Union européenne sauf à ce que ce transfert soit fondé sur des dérogations pour des situations particulières (votre consentement, transfert nécessaire à l'exécution d'un contrat entre vous et la Ville de Villejuif ou à la mise en œuvre de mesures précontractuelles prises à votre demande etc.).

    Si la Ville de Villejuif devait avoir besoin de transférer des données en dehors de l’Union européenne en dehors de ces cas dérogatoires, elle ne le ferait qu’après avoir pris les mesures nécessaires et adéquates pour assurer un niveau de protection et de sécurité des données personnelles équivalent à celui proposé au sein de l’Union européenne, ce dont elle vous informerait préalablement.

    6. Durées de conservation de vos données

    La Ville de Villejuif fait en sorte que les données ne soient conservées sous une forme permettant l’identification des personnes concernées que pendant une durée nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées. 19. Les durées de conservation que nous appliquons à vos données personnelles sont proportionnées aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées. 

    Plus précisément, nous organisons notre politique de conservation des données de la manière suivante :

    Finalités

    Durée de conservation

    La gestion du recrutement 

    2 ans à compter du dernier contact avec le candidat non retenu.

    La gestion de la facturation

    Pour la durée de la relation contractuelle augmentée des durées de prescriptions légales

    La gestion des activités de la médiathèque

    Pendant la durée de l’inscription/évènement augmentée des éventuelles durées de prescriptions légales

    La gestion des téléservices

    La durée est fonction de la finalité propre de chaque téléservice. Sauf cas particulier, cette durée est de 3 mois après la clôture du traitement.

    Le tirage au sort des jurés d’assises 

    1 an

    La gestion de l’état civil

    100 ans à compter de la clôture du registre de l’état civil.

    La gestion des demandes de pièces d’identité et autres documents administratifs

    5 ans à compter de la demande

    La gestion du fichier électoral

    3 ans.

    La gestion et l’attribution des logements sociaux

    La demande de logement social est renouvelée annuellement.
    Les données collectées dans le cadre d'une demande de logement social sont supprimées à compter de la radiation de la demande du système d'enregistrement ou en cas d'attribution d'un logement.
    Les données doivent également être effacées lorsqu'un demandeur en fait la demande avant une radiation ou une attribution.

    Le recensement des mineurs de plus de 16 ans

    5 ans

    La gestion de la taxe et des redevances

    6 ans

    La gestion des informations préoccupantes et des signalements

    2 ans à compter du dernier contact.

    La gestion des déclarations d’intention d’aliéner 

    5 ans.

    La gestion de la demande d’autorisation d’urbanisme 

    1 an puis de façon définitive dans le service public d’archive compétent en raison de leur intérêt historique.

    La gestion du plan canicule 

    2 ans à compter de la fin du plan canicule.

    La gestion des demandes des usagers

    1 an à compter de la fin de traitement de la demande augmentée des délais de prescriptions légales.

    La gestion des séjours scolaires

    10 ans

    La gestion du dossier administratif des patients 

    20 ans à compter du dernier séjour ou de la dernière consultation du patient.

    La gestion et suivi des sinistres

    Contrats et avenants :
    - Base active : 5 ans

    - Base intermédiaire : destruction

    Dossier de sinistre ayant entraîné des dommages corporels : déclaration de sinistre, correspondance, rapports :
    - Base active : 30 ans
    - Base intermédiaire : versement intégral des documents à titre historique au service public d'archives compétent

    Dossier de sinistre n’ayant pas entraîné de dommages corporels : déclaration de sinistre, correspondance, rapports d’expertises, certificats, pièces justificatives
    - Base active : 10 ans
    - Base intermédiaire : versement intégral des documents à titre historique au service public d'archives compétent

    La gestion de l’inscription au sein des établissements d'accueil des jeunes enfants

    3 ans. 

    La gestion de l’accueil des jeunes enfants

    De la même manière que la gestion des activités scolaires, périscolaires et extrascolaires (cf. plus bas).

    La gestion de l’aide à domicile

    Les dossiers individuels sont archivés après un an au service public d’archives compétent. Les données de facturation sont conservées pendant 10 ans.

    La gestion des aides facultatives et légales

    5 ans.

    La gestion des activitésd’aide à l'insertion sociale de citoyens 

    - Gala des diplômés 1 an.
    - Forum de l’emploi 1 an.
    - Suivi des usagers 1 an après la fin du suivi.
    - Plan d’insertion régional pour la jeunesse (PRIJ) Engagement 1 an après la fin du suivi.
    - Dossiers C’PERMIS 1 an.

    La gestion des activités scolaires, périscolaires et extrascolaires

    Pour la base active, la durée égale à :
    - la scolarisation de l'élève dans une école de la commune ;

    - l'année scolaire pour le contrôle de l'obligation légale de scolarisation ;
    - l'inscription de l'enfant à une activité périscolaire, extrascolaire, à la restauration scolaire ou extrascolaire, à un transport scolaire ;
    - l'inscription de l'enfant dans un établissement ou service d'accueil des enfants de moins de six ans ;
    - l'instruction du dossier pour les préinscriptions à une structure ou une activité à laquelle il n'a pas été donné suite ;
    - ou, pour les services payants, de celle nécessaire au recouvrement des sommes dues.

    Base intermédiaire :
    - probatoire, en cas de contentieux, les données pouvant être conservées tant que les délais d'exercice des voies de recours ordinaires et extraordinaires ne sont pas épuisés ;
    - probatoire, en cas de contrôle par des organismes habilités du respect, par le responsable de traitement, de ses obligations,
    - réouverture et remise à jour du dossier d'un usager, sans qu'une telle conservation ne puisse excéder une durée de douze mois

    La gestion des évènements municipaux

    1 an à compter de l’événement.

    La gestion des cimetières

    Jusqu’à 30 ans.

    La gestion du système de vidéoprotection

    1 mois.

    La gestion des inscriptions aux activités sportives

    1 an à compter de l’inscription augmenté des délais de prescriptions légales.

    La gestion de l’accueil, demandes et accompagnement des usagers

    1 an à compter de la demande augmentée des délais de prescriptions légales.

    La gestion d’études et d’enquêtes auprès des usagers aux fins d’améliorer les services municipaux 

    1 mois après la fin de l’étude dans la limite d’un an.

    La gestion du site Web et des réseaux sociaux

    1 an

    La gestion de la communication municipale

    Jusqu’à opposition de la personne concernée ou retrait du consentement.

    La gestion des demandes de subventions 

    Les demandes de subventions sont conservées le temps de leur traitement augmenté des durées de prescription légale.
    Les dossiers de subvention sont conservés 10 ans après achèvement du contrat en tant que pièces comptables.

    La gestion de la newsletter

    Jusqu’à opposition de la personne concernée ou retrait du consentement.

    La gestion et suivi des contentieux

    Les données collectées et traitées dans le cadre de la gestion des précontentieux sont supprimées dès le règlement amiable du litige ou, à défaut, dès la prescription de l'action en justice correspondante.
    Les données collectées et traitées dans le cadre d'un contentieux sont supprimées lorsque les voies de recours ordinaires et extraordinaires ne sont plus possibles contre la décision rendue.

    Lorsque la réglementation l’exige, ces délais pourront être plus longs. De plus, il est précisé qu’en cas de collecte d’une donnée à caractère personnel pour plusieurs finalités, celle-ci sera conservée jusqu’à l’épuisement du délai de conservation ou d’archivage le plus long.

    7. Sécurité de vos données

    La Ville de Villejuif accorde une importance particulière à la sécurité des données personnelles.

    Des mesures techniques et organisationnelles appropriées sont mises en œuvre pour que les données soient traitées de façon à garantir leur protection contre la perte, la destruction ou les dégâts d’origine accidentelle qui pourraient porter atteinte à leur confidentialité ou à leur intégrité.

    Lors de l’élaboration et de la conception, ou lors de la sélection et de l’utilisation des différents outils qui permettent le traitement des données personnelles, la Ville de Villejuif s’assure qu’ils permettent d’assurer un niveau de protection optimal des données traitées.

    La Ville de Villejuif met ainsi en œuvre des mesures qui respectent les principes de protection dès la conception et de protection par défaut des données traitées. À ce titre, la Ville de Villejuif est en mesure de recourir à des techniques de pseudonymisation ou de chiffrement des données lorsque cela s’avère possible et / ou nécessaire.

    8. Sous-traitance

    Lorsqu’elle a recours à un prestataire, la Ville de Villejuif ne lui communique des données personnelles qu’après avoir obtenu de ce dernier un engagement et des garanties sur sa capacité à répondre à ces exigences de sécurité et de confidentialité.

    Nous concluons avec nos sous-traitants dans le respect de nos obligations légales et réglementaires des contrats définissant précisément les conditions et modalités de traitement des données personnelles par ces derniers.

    9. Les droits qui vous sont reconnus

    La Ville de Villejuif est particulièrement soucieuse du respect des droits qui vous sont accordés dans le cadre des traitements de données qu’elle met en œuvre, pour vous garantir des traitements équitables et transparents compte tenu des circonstances particulières et du contexte dans lesquels vos données personnelles sont traitées.

    1. Votre droit d’accès

    À ce titre, vous avez la confirmation que vos données personnelles sont ou ne sont pas traitées et lorsqu’elles le sont, vous disposez du droit de demander une copie de vos données et des informations concernant:

    • les finalités du traitement
    • les catégories de données personnelles concernées
    • les destinataires ou catégories de destinataires ainsi que, le cas échéant si de telles communication devaient être réalisées, les organisations internationales auxquelles les données personnelles ont été ou seront communiquées, en particulier les destinataires qui sont établis dans des pays tiers
    • lorsque cela est possible, la durée de conservation des données personnelles envisagée ou, lorsque ce n’est pas possible, les critères utilisés pour déterminer cette durée
    • l’existence du droit de demander au responsable du traitement la rectification ou l’effacement de vos données personnelles, du droit de demander une limitation du traitement de vos données personnelles, du droit de vous opposer à ce traitement
    • le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle
    • des informations relatives à la source des données quand elles ne sont pas collectées directement auprès des personnes concernées
    • l’existence d’une prise de décision automatisée, y compris de profilage, et dans ce dernier cas, des informations utiles concernant la logique sous-jacente, ainsi que l’importance et les conséquences prévues de ce traitement pour les personnes concernées.

    2. Votre droit à la rectification de vos données

    Vous pouvez nous demander que vos données personnelles soient, selon les cas, rectifiées, complétées si elles sont inexactes, incomplètes, équivoques, périmées.

    3. Votre droit à l’effacement de vos données

    Vous pouvez nous demander l’effacement de vos données personnelles lorsque l’un des motifs suivants s’applique:

    • les données personnelles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière
    • vous retirez le consentement préalablement donné
    • vous vous opposez au traitement de vos données personnelles lorsqu’il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement
    • le traitement de données personnelles n’est pas conforme aux dispositions de la législation et de la réglementation applicable.

    Votre attention est attirée sur le fait que le droit à l’effacement des données n’est pas un droit général et qu’il ne pourra y être fait droit que si un des motifs prévus dans la réglementation applicable est présent.

    Ainsi, si aucun de ces motifs n’est présent, la Ville de Villejuif ne pourra répondre favorablement à votre demande ; tel sera le cas si elle est tenue de conserver les données en raison d’une obligation légale ou réglementaire ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

    4. Votre droit à la limitation des traitements de données

    Vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données personnelles dans les cas prévus par la législation et la réglementation.

    5. Votre droit de vous opposer aux traitements de données

    Vous disposez du droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement de vos données personnelles dont la base juridique est l’intérêt légitime ou l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique de la Ville de Villejuif (cf. article ci-dessus sur la base juridique du traitement).

    En cas d’exercice d’un tel droit d’opposition, nous veillerons à ne plus traiter vos données personnelles dans le cadre du traitement concerné sauf si nous pouvons démontrer que nous pouvons avoir des motifs légitimes et impérieux pour maintenir ce traitement. Ces motifs devront être supérieurs à vos intérêts et à vos droits et libertés, ou le traitement se justifier pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.

    6. Votre droit à la portabilité de vos données

    Vous disposez du droit à la portabilité de vos données personnelles. Nous attirons votre attention sur le fait qu’il ne s’agit pas d’un droit général. En effet, toutes les données de tous les traitements ne sont pas portables et ce droit ne concerne que les traitements automatisés à l’exclusion des traitements manuels ou papiers.

    Ce droit est limité aux traitements dont la base juridique est votre consentement ou l’exécution des mesures précontractuelles ou d’un contrat.

    Ce droit n’inclut ni les données dérivées ni les données inférées, qui sont des données personnelles créées par la Villejuif.

    Les données sur lesquelles peut s’exercer ce droit sont:

    • uniquement vos données personnelles, ce qui exclut les données personnelles anonymisées ou les données qui ne vous concernent pas
    • les données personnelles déclaratives ainsi que les données personnelles de fonctionnement évoquées précédemment.

    Le droit à la portabilité ne peut pas porter atteinte aux droits et libertés de tiers telles que celles protégées par le secret des affaires.

    Vous pouvez demander la portabilité des données selon la procédure définie ci-dessous en précisant si vous souhaitez les recevoir vous-même ou si cela est techniquement possible pour nous, que nous les transmettions directement à un autre responsable de traitement. 

    Dans ce dernier cas, vous veillerez à nous indiquer la dénomination exacte de ce responsable, ses coordonnées ainsi que le service ou la personne qui devrait en être destinataire. Afin de faciliter l’exercice de ce droit vous devrez informer ce destinataire de votre demande auprès de nos services.

    7. Votre droit de retirer votre consentement

    Lorsque les traitements de données que nous mettons en œuvre sont fondés sur votre consentement, vous pouvez le retirer à n’importe quel moment. Nous cessons alors de traiter vos données personnelles sans que les opérations antérieures pour lesquelles vous aviez consenti ne soient remises en cause.

    8. Votre droit d’introduire une réclamation

    Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits sur vos données ne sont pas respectés, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de la Cnil (Commission nationale informatique et libertés)sur le territoire français et ce sans préjudice de tout autre recours administratif ou juridictionnel:
    Commission nationale de l’informatique et des libertés
    3 place de Fontenoy - TSA 80715 – 75334 Paris cedex 07
    01 53 73 22 22
    www.cnil.fr 

    9. Votre droit de définir des directives post-mortem

    Vous avez la possibilité de définir des directives particulières relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données personnelles après votre décès auprès de nos services selon les modalités ci-après définies. Ces directives particulières ne concerneront que les traitements mis en œuvre par nos soins et seront limitées à ce seul périmètre.

    Vous disposerez également lorsque cette personne aura été désignée par le pouvoir exécutif du droit de définir des directives générales.

    10. Les modalités d’exercice de vos droits

    Les demandes relatives à l’exercice de vos droits s’effectuent:

    10. Modification du présent document

    Nous vous invitons à consulter régulièrement cette politique sur cette page de notre site internet. Elle pourra faire l’objet de mises à jour.

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